WBSO-controle! Wat nu?

Het is niet bepaald iets waar veel WBSO subsidie aanvragers verwachtingsvol naar uitkijken: een controlebezoek van subsidieverstrekker RVO. Echter zullen vrijwel alle aanvragers vroeg of laat bezoek krijgen van een RVO-adviseur. Inmiddels heb ik diverse bedrijfsbezoeken van mijn klanten bijgewoond.

De RVO voert deze bedrijfsbezoeken om verschillende redenen uit. Logischerwijs wordt de urenadministratie en het technische voortgangsverslag gecontroleerd. Daarnaast gebruikt de RVO deze bezoeken ook om bedrijven voor te lichten over de regeling, zodat deze zo optimaal mogelijk kan worden toegepast.

Het bezoek wordt enkele weken tot maanden vantevoren telefonisch en schriftelijk aangekondigd. Hoewel de RVO per brief aangeeft waar de controle zich op richt, zie je in de praktijk dat de aard en inhoud van controles onderling nogal kunnen verschillen. Zodoende de volgende Do’s en Don’ts, gebaseerd op onze ervaring.

Inhoudelijke controle

1. Organiseer de vrijdagmiddaghobby
Zorg dat de administratie altijd up-to-date is. Behalve dat het wettelijk verplicht is om deze doorlopend bij te werken, kost het altijd meer tijd om deze achteraf (en last-minute) te repareren. Want heeft u nu uw weekindeling van januari 2014 nog scherp? Laat de technische mensen een wekelijks kwartiertje plannen om hieraan te werken, meer hoeft het doorgaans niet te zijn.

De administratieve eisen aan de WBSO worden door RVO telefonisch toegelicht wanneer de eerste beschikking wordt afgegeven. Ook een subsidieadviesbureau kan hier alles wel over vertellen. Zo dient de urenadministratie inzicht te geven in de gerealiseerde uren per medewerker, per dag en per project. Het technisch dossier dient inzicht te geven in de aard, inhoud en voortgang van de technische werkzaamheden. Ook dienen de gemaakte kosten en uitgaven inzichtelijk te zijn door middel van een overzicht van de facturen.
Laat daarom per aanvraagperiode een audit uitvoeren door degene die de aanvragen bij u opstelt, bijvoorbeeld door uw subsidieadviseur. En laat u niets wijsmaken over een aanvullende commissie, dit hoort er gewoon bij! Zo borgt u ook meteen dat de aanvragen altijd de actuele informatie bevatten en creëert u een win-win situatie.

2. Toesturen op verzoek
Stuur vooraf op verzoek van RVO alvast wat informatie toe, dat vereenvoudigt het controlebezoek en geeft een goede indruk. Maar doe dit wel zorgvuldig, want toegestuurde administratie die nog onvolledig is of juist te veel projecten, entiteiten of aanvraagperiodes bevat leidt weer tot verwarring, en dat dan moet tijdens de controle weer worden toegelicht.

3. Voorbereiding
Leg administratie, presentaties of projectonderdelen vooraf klaar. Dit klinkt natuurlijk logisch, maar het werkt positief om tijdens de WBSO-controle niet alleen de administratie, maar ook uitgewerkte schetsen, een (mislukt) prototype of een alfaversie te kunnen laten zien. Bereid dit samen met de subsidieadviseur voor, deze is vanzelfsprekend ook bij de controle aanwezig.

4. Duik de techniek in
Maar wellicht het belangrijkste: vertel zelf duidelijk een verhaal van wat er wordt ontwikkeld, hoe het ontwikkeltraject tot op heden is verlopen en waar u tegenaan bent gelopen. Laat de technisch medewerker het verhaal doen en zet de subsidieadviseur alleen voor de vorm aan tafel. Indien zich toch een onduidelijkheid in de administratie voordoet, kan degene die de technische ontwikkeling verricht vaak goed met de RVO-adviseur (ook een techneut) schakelen om snel duidelijkheid te creëren over het project. Maar wanneer dit niet kan, bijvoorbeeld doordat alleen een subsidieadviseur of financieel directeur aanwezig is, zie je dat er vaak achteraf nog vragen worden gesteld. Dit kost niet alleen extra werk, het levert ook een (onnodige) frustratie van het proces op.

Administratieve controle

Behalve deze ‘inhoudelijke’ controle komt het sporadisch voor dat de RVO een ‘administratieve’ controle uitvoert. Hier wordt veel minder naar de technische verslaglegging van het project gekeken, maar ligt de nadruk op het proces en de juistheid van de urenadministratie. Voor dit soort controles is het daarom van belang om het proces van de urenadministratie vooraf goed uit te denken. Indien u wilt weten of uw proces op orde is, stel uzelf dan bijvoorbeeld de volgende vragen:
1. Wie maken binnen de organisatie WBSO-uren, wie administreren deze en wie controleert hierop?
2. Hoe borg je dat er geen fouten in de administratie worden gemaakt?
3. Kun je uit de administratie van alle individuele aanvraagperiodes herleiden aan welke werkzaamheden de uren (op dag-niveau) zijn besteed?

Maar is dit het wel waard?

Een gehoord argument is dat de administratieve lasten van de WBSO soms niet opwegen tegen de voordelen van de WBSO. Toch valt dit de praktijk mee. Een belangrijk kenmerk van WBSO-administratie is dat deze namelijk geheel vormvrij is. U kunt deze dus zo inrichten dat hij zo goed mogelijk aansluit bij uw bedrijfsvoering. En natuurlijk helpt de subsidieadviseur met het aanleveren van formats en inrichten van de administratie, zodat u hier zelf zo min mogelijk over na hoeft te denken.

Daarbij is het toepassen van de WBSO-regeling absoluut de moeite waard. Afgezien van het financiële voordeel van de WBSO-regeling zelf, geeft de WBSO namelijk ook toegang tot andere regelingen, zoals de Innovatiebox, waarmee een verlichting van de VPB-druk tot 80% kan worden gerealiseerd! Bovendien kan de WBSO ook met veel andere subsidieregelingen gecombineerd worden, zodat dezelfde uren mogelijk dubbel kunnen worden gesubsidieerd.

Bent u benieuwd wat de WBSO en de Innovatiebox voor u kunnen opleveren? Bekijk dan onze rekentools voor de WBSO en Innovatiebox. Verwacht u binnenkort een controle, of heeft u vragen over de staat van uw huidige of nieuw in te richten administratie? Neem vrijblijvend contact met ons op en we helpen u graag op weg!