fbpx

De rol van ICT bij Verantwoord Vertrouwen en de performance van innovatieprojecten

Nu onze organisatie meer omvang krijgt en de belangen groter worden, is een van de speerpunten in onze strategie: hogere kwaliteit dienstverlening, meer innovatieve technologiebedrijven en het compliance zijn van niet alleen onze ingediende subsidievoorstellen. Maar ook de (innovatie | internationaal | investering) projecten van onze cliënten. We gaan hiermee weer een stap verder in het doelmatig en verantwoord besteden van gemeenschapsgeld.

In 2013 hebben we hiervoor al de basis gelegd met het kiezen van een geschikt platform voor het vastleggen en documenteren van door ons ingediende innovatiedossiers namens onze cliënten. Als toekomstig marktleider is er gekozen om zaken te doen met de marktleider op het gebied van CRM-oplossingen Salesforce. Een uniek en zeer innovatief platform waarmee wij in staat zijn om over heel 2016 een beoordeling van een ≥8,3 te krijgen van onze cliënten als het gaat om kwaliteit en service. Dit innovatieve platform stelt ons in staat om naast customer satisfaction ook de aanvragen die wij voor onze cliënten verzorgen goed te documenteren en reproduceren waardoor wij een betrouwbare en goede partner zijn voor subsidieverstrekkende instanties.

Uitgangspunt

Een eenvoudige reproduceerbaarheid van ieder dossier was en is hierbij nog steeds het uitgangspunt. Er gaat geen aanvraag binnen onze organisatie de spreekwoordelijke deur uit voor deze reproductie geborgd en ethisch verantwoord is. Een strikte controle hierop volgt, door een gescheiden functie binnen onze organisatie, waarbij het dossier getoetst wordt op volledigheid. Hiervoor toetsen wij per dossier op vier elementen.

Element 1: aanleiding en basis van het dossier
Om te komen tot een goede en verantwoorde aanvraag dient er allereerst gelet te worden op het type programma waarbij het voorstel wordt ingediend. Voor programma’s waarbij een formulier of een offerte voldoende is als grondslag voor de aanvraag is het karakter van een verslag anders van aard dan een omvangrijk programma waarbij meerdere partijen aanvrager zijn en er uitvoerig ingegaan dient te worden op het inhoudelijke project. Is dit laatste het geval dan zal het dossier meerdere verslagen van besprekingen bevatten, waaruit afgeleid kan worden hoe de aanvraag tot stand is gekomen. Deze verslagen worden getoetst op datum, gesprekspartners, gesprekspunten en keuzes die zijn gemaakt die relevant zijn voor de aanvraag.

Element 2: juridische volmacht
Om rechtshandelingen uit te mogen voeren namens onze cliënten is de juridische volmacht noodzakelijk. Met de volmacht geeft onze cliënt onze organisatie de formele bevoegdheid om namens haar organisatie rechtshandelingen te mogen verrichten op ons specifieke expertisegebied. Bij toetsing van het dossier, door de gescheiden functie, wordt er naast aanwezigheid gelet op de volgende inhoudelijke aspecten:

  • tijdvak waarop de volmacht van toepassing is;
  • tenaamstelling volmacht;
  • relatie tussen de aanvraag en de volmacht (is de volmacht van toepassing op de aanvraag?);
  • is de volmacht ondertekent door de UBO (Ultimate Benificial Owner);
  • is de volmacht getekend voor de datum van de rechtshandeling.

Element 3 en 4: de aanvraag en het akkoord
Voor aanvang van indiening van het definitieve voorstel bij de subsidieverstrekkende instantie wordt de definitieve aanvraag voorgelegd aan de cliënt, met het verzoek hierop duidelijk akkoord te geven om tot indiening van het voorstel over te gaan. Zowel de aanvraag als het akkoord worden vervolgens geadministreerd in het digitale dossier op ons eigen platform.

Verantwoord vertrouwen

MK – The Subsidy Community heeft hiermee de lat hoog gelegd en een standaard gecreëerd waarmee het volledige aanvraagproces gereproduceerd kan worden. Mocht er in het kader van Verantwoord Vertrouwen vragen zijn dan kan er op ieder moment inzage worden verstrekt in het proces van aanvragen.

Stap verder…

De rol van MK – The Subsidy Community beperkt zich echter niet tot het aanvraagproces. Juist onze cliënten, namens wie er formeel opgetreden wordt, hebben in de praktijk een grote verantwoordelijkheid als het gaat om het doelmatig en verantwoord besteden van de gehonoreerde subsidie, immers zijn zij de formele aanvrager.

In de praktijk kan het voorkomen dat er vanuit de cliënt vragen zijn die betrekking hebben op de verantwoording. Maas & Kleiberg treedt hier al vanaf de start van het bedrijf in 2009 op als deskundig adviseur die de cliënt informeert over alle bepalingen die bindend zijn uit hoofde van een afgegeven beschikking.

MK – The Subsidy Community biedt naast de reproductie van het aanvraagdossier en het advies rondom de verantwoording nu tevens een geheel nieuwe en innovatieve service als het gaat om verantwoording van het innovatiedossier voor subsidieontvangers.

De oplossing

Door de digitale dossiervorming op ons platform en onze innovatiedrift hebben wij functionaliteit ontwikkeld waarmee u met behulp van een zeer gebruiksvriendelijke mobiele applicatie eenvoudig een onderbouwing vastlegt op dossierniveau.

Alle R&D/project medewerkers kunnen worden voorzien van een zeer gebruiksvriendelijke mobiele applicatie die kan worden gedownload vanuit de App store.

In de applicatie worden de innovatieprojecten van uw organisatie overzichtelijk weergegeven en met een druk op de knop schrijven uw R&D/project medewerkers tijd of voeren ze gerealiseerde uren in. Met nog een druk op de knop worden projectstukken toegevoegd, denk hierbij aan: verslagen, tekeningen, code, foto’s van prototypes, opnamen, facturen etc. Maar ook vrije tekst kan worden toegevoegd.

Met de mobiele applicatie schrijven R&D-medewerkers uren en documenteert men eenvoudig (technische) stukken zodat uw organisatie voldoet aan de wettelijke verplichtingen.

Met uw eigen login op ons platform maakt u eenvoudig analyses van uw R&D-afdeling op project-, medewerker-, en periode niveau. U meet hierdoor realtime de performance van uw innovatieprojecten en weet direct op hoeveel subsidie u recht heeft en aan welke knelpunten/fases er meer of juist minder tijd is besteed en welke medewerker hieraan heeft gewerkt.

Door middel van pushmeldingen kunnen gebruikers instructies ontvangen of herinneringen krijgen zodat er altijd tijdig en correct geadministreerd wordt.

Naast de mobiele applicatie voor uw R&D/projectmedewerkers en de login voor analyses op uw innovatieprojecten is er nog meer. Uw vaste adviseur kijkt namelijk op hetzelfde platform mee en is altijd op de hoogte van de voortgang van uw innovatieprojecten. Zo is iedereen op de hoogte en de voortgang volledig transparant.

Met behulp van een chatfunctie kunt u vragen stellen aan uw persoonlijke adviseur die voor u de aanvraag heeft verzorgd. De deskundige adviseur beantwoordt, indien gewenst, alle vragen van uw R&D/projectmedewerkers en staat de R&D/projectmanager binnen de organisatie bij met actuele rapportages, conclusie en aanbevelingen. Alle rechtshandelingen die voortkomen uit deze besprekingen worden uiteraard zorgvuldig uitgevoerd door uw vaste adviseur. De focus van de R&D/projectmedewerkers blijft dan gericht op het innovatieproject en de te behalen milestones.

Onze medewerkers en ik kijken ernaar uit om u te woord te staan en uw innovatieprojecten maximaal te laten renderen. Bastiaan Kleiberg